Documentação legal obrigatória, uma verdadeira colcha de retalhos

Por Alexandre Momesso, Diretor da Sanity Consultoria e Treinamentos

O desafio de gerenciar a documentação legal obrigatória – uma colcha de retalhos.

Muito tem-se falado, para quem atua na linha de frente da área regulatória de empresas, em especial daquelas que atuam com alimentos, medicamentos e correlatos do desafio que é adequar-se às diversas legislações que regem tais setores, oriundas de órgãos diversos e com nuances, variações e até contradições entre os níveis Federal, Estadual e Municipal, porém pouco ouvimos falar de outro desafio, intimamente ligado a este, que é manter a documentação legal exigida atualizada.

As dificuldades têm raízes parecidas, muitos órgãos envolvidos, atualizações constantes, desencontro de informações entre órgãos e claro a própria quantidade de documentos a serem gerenciados, com validades diferentes. Documentos representados por siglas como:

• PPRA,
• PCMSO,
• ASOs,
• PGRS,
• CADRI,
• LTA,
• AVCB/CLCB,
• POPs, PMOC,
• etc.,

Até começam a ser conhecidos e incorporados no cotidiano, porém existem atualizações recorrentes que exigem uma vigilância constante do gestor deste processo. Apenas a título de exemplo citamos a Portaria nº 280, de 29 de junho de 2020 que institui o Manifesto de Transporte de Resíduos – MTR nacional, como ferramenta de gestão e documento declaratório de implantação e operacionalização do plano de gerenciamento de resíduos. Imediatamente surgem perguntas do tipo:

1. A quem se aplica?
2. Qual órgão responsável?
3. De quem é a responsabilidade de gerenciar?

Em algumas regiões a municipalização de alguns licenciamentos, como o caso do licenciamento ambiental em São Paulo, traz uma nova forma de fiscalizar e muitas vezes exigências que antes não estávamos habituados em setores como o varejo por exemplo. Documentos como cadastro de documentos e bombas, laudos de emissões atmosféricas, exigências que estávamos acostumados a associar à indústria, hoje vemos ser cobrados para outros setores.

Para enfrentar tal desafio muitas soluções tem sido buscadas, como o uso de inteligência artificial para o controle desta ampla gama de variáveis, o que faz muito sentido frente a tal desafio, porém devemos  lembrar que para soluções como esta funcionem adequadamente e possamos delegar a elas tão importante responsabilidade, que inclusive pode gerar pesadas autuações, estas precisam ser programadas, ou como se convencionou a dizer precisam ser “treinadas” por pessoas com expertise, portanto, que conheçam as exigências, quais palavras chaves devem ser buscadas e monitoradas dentro de cada documento. Se não for assim poderemos perder ainda mais o controle de algo já difícil de ser controlado.